Tips: Tímastjórnun og tölvupóstur

Tölvupóstur er mikilvægur samskiptamiðill fyrirtækja. Ég hef því tekið saman nokkur “tips” sem gætu sparað þér tíma og aukið afköst.

#1 – Tékkaðu sjaldnar á tölvupóstinum þínum (nema að starfið þitt felist í að svara þeim).

#2 – Forðastu að nota pósthólfið þitt sem verkefnalista.

#3 – Svaraðu fyrst forgangs tölvupóstum.

#4 – Settu upp reglur í Outlook.

#5 – Renndu augunum yfir fyrirsagnir (subject) og eyddu strax ruslpósti. Að sama skapi vandaðu fyrirsagnir sem þú sendir frá þér.

#6 – Prófaðu 2 mín. regluna.

#7 – Afskráðu þig af listum sem þú vilt ekki vera á (unsubscribe).

#8 – Útbúðu stöðluð svör fyrir algengar fyrirspurnir.

#9 – Slökktu á hringingu sem lætur þig vita að póstur sé kominn.

#10 – Vandaðu póst sem þú sendir frá þér – það sparar bæði þér og öðrum tíma!

Í grein í Harvard Buiness Review er vísað í greiningu McKinsey sem sýnir að 28% af vinnutíma starfsfólks fer í að lesa og svara tölvupóstum.

Einnig kom fram í greininni að starfsfólk skoðar tölvupóstinn hjá sér að meðaltali 15 sinnum á dag, eða á 37 mínútna fresti. Búast flestir við svari innan þess tímaramma? Nei, reyndar gerir aðeins 11% viðskiptavina og 8% vinnufélaga gera ráð fyrir svari á innan við klukkustund. En um 40% fólks býst við svari eftir um klukkustund. Ef starfsfólk stígur á tærnar á sér og skoðar skilaboðin í tölvupóstinum á klukkutíma fresti í stað þess að laumast í hann á 37 mínútna fresti sparast augljóslega strax tími! Einnig er þar mælt með að nota aðeins tvær möppur í innhólfinu: Eina möppu fyrir tölvupósta sem kalla á viðbrögð frá þér og aðra möppu fyrir það sem þú gætir viljað lesa seinna. Þannig getur þú hreinsað innhólfið jafnóðum og liðið eins og að vera með hreint borð fyrir framan þig!